Vinvulacion entre hojas de calculo

Vincular hojas de calculo:

Al enlazar una base de datos de Access con los datos de otro programa, podrá usar las herramientas de consultas e informes que Access suministra sin tener que mantener una copia de los datos de Excel en la base de datos.

Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla vinculada a las celdas de origen. Cualquier cambio que realice en las celdas de origen en Excel aparece en la tabla vinculada. No obstante, no puede editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen. 
                                    
Pasos para vincular en excel:

Una referencia de celdase refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula.

Puede usar una referencia de celda en una o varias fórmulas para hacer referencia a:

·    Datos de una celda en la hoja de cálculo.

·    Datos que se encuentran en distintas áreas de la hoja de cálculo.

·     Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de cálculo en el mismo libro

k  Como Vincular:

En este post vas a aprender cómo usar en Excel los vínculos, tanto para vincular hojas o libros de Excel, la herramienta que vas a usar es con Vínculos.

Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.

Conviene recordar que cosa diferente es Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.

También es diferente hablar de hipervínculos, sobre lo cual puedes leer en: Enlaces con hipervínculos en Excel.

Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes

Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los primeros se cambian los segundos. 

 Vincular hojas de diferentes libros:

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro 1 y Libro 2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.

Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celdas.

Situado en el libro destino, las opciones más avanzadas para el trabajo con vínculos se manejan para la versión Excel 2007 y siguientes desde la opción Datos, después dentro del grupo de trabajo Conexiones en Editar vínculos. En Excel 2003 desde el menú Edición y luego en Vínculos.

Verás la ventana llamada Modificar vínculos, podrás Actualizar valores, cambiar origen, abrir origen, Romper vinculo, comprobar estado,… Con estas opciones podrás realizar actualizaciones, cambios, quitar el vínculo, comprobar el estado del mismo.

Hace tiempo escribí una entrada relacionada con la posibilidad de conectar una base de datos de Access con excel mediante un procedimiento de VBA, fue un ejemplo importante y uno de los post más visitados y descargador de Excel Signum.

vinculación de datos y ofrecer la posibilidad de hacerlo sin necesidad de código de programación y entre archivos de Excel. El ejemplo es claro, imaginad que tenéis una hoja de excel con una serie de datos y de la que habitualmente extraéis información para trabajar pero que necesitáis llevar esos datos a otra hoja o a otro libro. Esto se puede conseguir utilizando las herramientas de las que disponemos en la cinta de opciones de Excel.

Voy a utilizar un archivo que ya conocéis de otros ejemplos, una base de datos con la población de municipios de España:

Esta información la tenemos en la hoja1 de nuestro archivo y necesitamos vincularla y llevarla a la hoja3 de ese mismo libro. ¿cómo lo hacemos?.

En primer lugar pulsamos en la pestaña “Datos” de la cinta de opciones de Excel y a continuación pulsamos en “Conexiones”, luego se nos abrirá un cuadro de diálogo que nos va a mostrar todas las conexiones que tiene nuestra hoja (en este caso no tiene ninguna), por lo que vamos a pulsar en “Sumar” para buscar conexiones que tengamos en nuestro equipo y pulsamos en “Examinar en busca de más…”. Os dejo en imágenes lo comentado hasta ahora:

Una vez que pulsamos en “Examinar en busca de más…” aparecerá otro cuadro de diálogo donde se nos indica que seleccionemos un archivo de origen de datos. En mi ejemplo, ese archivo se llama “Poblaciones” y está ubicado en “Mis Documentos”, a continuación pulsamos en “Abrir”

Cuando pulsamos en “Abrir” vamos a ver el archivo de Excel que hemos seleccionado. Es importante seleccionar la hoja en donde se encuentran los datos a vincular. En este ejemplo los datos están en la Hoja1:

Una vez que pulsemos aceptar ya tendremos los datos del archivo “POBLACIONES” vinculado a nuestro libro y podremos descargar los datos en cualquier hoja:

Para descargar los datos tan solo tenemos que ir a la pestaña de “Datos” de Excel y pulsar en “Conexiones existentes” y nos apareceré la nueva conexión que hemos creado, “POBLACIONES”. Una vez que la abramos, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos escoger si queremos los datos como una tabla, como un informe de tabla dinámica o como un informe de gráfico y también el lugar de la hoja en el que queremos que se muestren los datos:

En este ejemplo, seleccionaré “ver como Tabla” y la mostraré a partir de la celda A1. Como podéis ver, son los mismos datos que la tabla de la hoja1, solo que ahora los podemos llevar a cualquier hoja. Además cualquier cambio en la tabla inicial, la de la hoja1 se reflejará en las que están vinculadas. Si realizáis cambios en la tabla principal y queréis que se relfjen en el resto debéis pulsar en el comando “Actualizar” y los cambios quedarán reflejados.

Este tipo de vinculaciones son muy útiles cuando trabajamos con bases de datos que extraemos de otros programas o base de datos y con los que periódicamente trabajamos. Tan solo tendríamos que pegar la nueva base de datos en la hoja principal de la que se alimentan el resto de tablas, es decir, para este ejemplo, la hoja1.